Vyberte stránku

To nejmíň důležité nejdřív. Co je to za blbost?

Od nepaměti veškerých učení strategií time managementu platilo vždycky jasné pravidlo – soustřeďte se na priority a ty nejvíc důležité věci řešte hned. Jako první ze všech činností. Pak vám nezapadnou do propadliště dějin. Tohle dává logiku. A tak se začne opakovat zhruba takováto situace. Každý den, když přijdeme do práce, čeká na nás pravidelná sada bubáků, takže pokud je nechceme celý den za hřbetem, řešíme nejdříve akutky. A protože to nikdy není „jen“ tam zavolám a je to, ale vždycky je to o dalších krocích, které je potřeba udělat, objem práce se neúměrně zvedá k výšinám. A stejným tempem pak spadneme do pekla, jakmile se podíváme na to, co všechno máme udělat ještě dnes.

Naše každodenní aktivity se odehrávají přibližně v tomto složení:

  • Akutní věci – očekává se, že je vyřešíme hned
  • Každodenní agenda – opakující se činnosti, ze kterých vlastně sestává naše práce, za tohle dostáváme zaplaceno
  • Dlouhodobé projekty – to je to, co sice nepálí, ale pokud je budeme odkládat (což zpravidla děláme), narostou do obludných rozměrů a stanou se z nich věci akutní, na které nemáme ani čas, ani chuť, ani energii. Spadne klec a karta se dost nepříjemně obrátí.

Z akutních věcí uděláme důležité, protože se tak tváří a ty opravdu důležité z dlouhodobějšího hlediska jdou na kolej „Až bude čas“. Což vám garantuju, že nebude. Takže jak z tohoto jednoduše ven?

Ujasněte si, které věci spadají do které kategorie. Které jsou akutní – proč jsou akutní a jak souvisí s vaší prací, které jsou součástí každodenní agendy – jako byste fakt neměli dostat plat, pokud nebudou hotové, a co jsou ty dlouhodobé. A zkuste tohleto:

  1. Začněte den tím, že ráno vůbec nebudete zapínat počítač. Jen vstupte do kanceláře (nebo kamkoliv jinam, kde pracujete)
  2. Vezměte si do hlavy dlouhodobější projekt, o kterém přemýšlíte, nebo jej máte za úkol vyřešit (byť by to bylo za dloooouho)
  3. Teď papír a tužku (případně složku…)
  4. A pracujte na tom. Rozvíjejte, pište si poznámky, sbírejte informace, vypisujte úkoly, cokoliv. Pokud musíte zapnout počítač, vyhýbejte se nástupu každodenních starostí. Aspoň na 5 minut se věnujte jen tomuto. Protože za 5 minut denně ještě před začátkem pracovního kolotoče, uděláte mnohem víc skutečné práce, než když budete týden po termínu lítat jak hadr na holi a hrozně se divit tomu, že nikdo z podřízených nebo obdelegovaných vám není schopen dát včas výstup své práce, abyste mohli pokračovat. Protože za takový typ nestíhání nemůže nikdo jiný, než my sami.

A tak jsem si v hromadě své každodenní práce udělala 10 minut (nakonec to bylo víc a stejně se to v pohodě vešlo), sedla jsem nad přípravu jednoho ze svých celkem velkých projektů a pěkně jsem s ním pohla. Nebudu vám popisovat, jak luxusní pocit jsem po zapnutí počítače měla. Pak se na mě mohly svrhnout veškeré hromy blesky světa. Už jsem měla uklizeno. Jen několik minut. Nic víc. Nejmíň akutní a důležité nejdřív. Žádná blbost – odzkoušeno.

Vyzkoušejte taky a napište mi, jaké to bylo. I když to bude vlažné. Na poprvé nemusíte být nutně žádný umělec 😉

Dejte vědět ostatním!