Jeden z fenoménů dnešní doby toužící po zvyšování produktivity a efektivity jsou bezpochyby checklisty, neboli KONTROLNÍ SEZNAMY. Všichni o nich mluvíme, kdekdo si seznamy píšeme a vesele odškrtáváme a radujeme se nad splněním úkolu jak malé děcko, když dostane novou hračku. Mno, stejně intenzivně se pak necháváme frustrovat nekontrolovatelným přibýváním úkolů.

Takže ráno začínáme den se seznamem o pěti položkách a svůj den končíme se seznamem o třiceti položkách, kde vyškrtány máme všechny možné, jen ne ty, které byly na seznamu ráno. A to to byly úkoly nejvyšší priority ve vesmíru. Jak to??? K čemu tedy tyhle seznamy jsou? A proč nás děsí tak, že je raději ani nepíšeme?

Tak se na ně pojďme podívat pěkně zblízka. A od začátku.

1. Co to vlastně CHEKLIST je?

Tak předně, je to sice seznam, ale KONTROLNÍ. Tedy UZAVŘENÝ. Tedy takový, na který zapíšu to, co je potřeba ke splnění úkolu tak, ať u poslední fajfky (nebo posledního přeškrtnutí) můžu říct, že mám splněno. Skoro jako když vejdete do obchodu a jakmile jsou všechny položky v košíku, je čas přejít k pokladně a urychleně zmizet domů, než se stane velké finanční neštěstí 😉

Naopak nejsou to „jen“ klasické seznamy, na které vpisujeme po celé dny cokoliv, co přišlo, co je potřeba, co se zapomnělo a tak. Tohle jsou seznamy jiné. Nikoliv CHECK (- tedy kontrolní).

2. Na co všechno je možné checklist POUŽÍT?

Checklist je něco jako průvodce z bodu A do bodu B. Bod A je na začátku a bod B úplně na konci. Když jsou všechny bodíky mezi A a B odškrtnuty, pak jsme v požadovaném bodě B. Dá se tedy použít jako krokoměr. Co všechno musím udělat, ať z vajíček, mouky a mléka vytvořím koláč?

Ano, je to něco jako kuchařka. Takže použití:

• Jako odpověď na všechny otázky JAK NA TO?
• Na splnění větších ÚKOLŮ – třeba opravu auta (nebo stroje v práci). Všichni víme, že nejde jen o samotnou opravu, ale také o ujasnění si, co na něm vlastně nefunguje, vyhledání opraváře, pak zavolání, pak dohoda termínu opravy, na který se musím trošku připravit – tj. být doma, nebo v práci, mít auto u sebe, mít zařízeno to, že jej teď nějakou dobu nebudu mít k dispozici, atd. Pak proběhne oprava, já si musím auto vyzvednout, zaplatit a odvézt domů.

Tohle je celkem veselá ukázka, u které si řeknete – proboha, zbytečně to nafukuje. Ale rozhodně se vsadím, že máte ve svém okolí někoho, komu kdybyste předali úkol vyzvednout vám auto z opravny, zasypal by vás dotazy typu: „A mám to platit?“ „Kam ho mám pak odvézt? Nebo si ho odvezeš ty?“ „A kde pro něj mám vůbec jet? A co mám říct?“

Faktem je, že tady vám checklist hodně pomůže. Páč je, s prominutím, „blbuvzdorný“. Tedy alespoň tak by se měl tvořit. Aby takový byl.

• Další použití je na realizaci PROJEKTŮ. Vytvořit si checklist na projekty je sakra náročná a zdlouhavá práce. Ale velmi se vyplatí. Sesumírování konkrétních a přesných postupů činností vám totiž v mnohém usnadní život. Už během přípravy (což platí stejně, jako u tvorby Myšlenkových map) si dobře ujasníte jednotlivé kroky, detaily a souvislosti tak, že vytvoříte parádní seznam, který začne: „V pátek ráno jsem otevřel/a oči“ a skončí: „A fabrika nám pěkně stojí“.
• Také pro soupis různých PROCESŮ. Ať nemluvím jako učebnice – všichni známe ten šílený proces zvaný „Příprava na Vánoce“. Opakuje se každoročně, každoročně nás děsí už od konce prázdnin a každoročně na něco zapomeneme (jako u Baierů se jeden Štědrý den začínal nepěkným zjištěním, že světýlka na stromeček prostě z většiny nefungují. Při třech dětech, co vám budu vykládat…). A tak se vyplatí sebrat pár moudrých hlav a trošku si to sepsat. Popravdě, co u nás na lednici od konce prázdnin visí tenhle „trapný“ checklist, světýlka nám pěkně každoročně na stromečku svítí. Všechna světýlka.

Našli bychom určitě kopu i dalších možností, kde checklist použít, ale tyhle jsou top.

3. Jak si checklist VYTVOŘIT?

Jednoduše. Tužka, papír, kousek soustředění a představa bodu A a bodu B. Nejdříve si ujasníte, co chcete na konci – říkám tomu „PLÁNUJ JAKO RAK“ – sepíšete si kroky, které k tomu vedou, uděláte jim posloupnost a je to 😊

Jedna pravda – na checklistu NEMUSÍ mít jednotlivé kroky žádnou chronologii. Ano, je to tak. Když splníte umytí oken až po nastrojení stromečku, nehraje to roli, pokud je seznam odškrtaný v termínu, jak bylo potřeba. Nicméně, pokud chcete pracovat skutečně produktivně a nemíchat věci bez ohledu na jejich návaznost (nákup surovin na cukroví by rozhodně měl předcházet jejich pečení) a mít ve věcech pořádek (umytá okna máme, teď můžeme začít tvořit výzdobu), vřele doporučuji. Velmi vám to ulehčí práci (hop sem, hop tam, podruhé vysát, potřetí setřít, znovu zajít do obchodu, apod.).

4. Jak checklist POUŽÍVAT?

Pokud jste při jeho přípravě postupovali zasvěceně, tak jen plňte úkoly shora dolů a škrtejte a radujte se, veselte se, jak se seznam krátí a práce je krásně vidět (ano, vaše okna budou letos naprostou chloubou celé ulice. Ba co dím, celé ulice. Celého města a možná i okresu!)

Má drobná doporučení:

• používejte barvy (#barevneplanovani :-D) a zvýrazněte si okruhy práce, komu jste co delegovali, nebo priority. Usnadní vám to nejen orientaci
• seznam si vyfoťte do mobilu, ať jej máte při ruce kdykoliv (ani předlouhá fronta v OBI vám nepomůže si vzpomenout, co jste tam měli napsáno dál)
• tvořte seznam s online pomůckami. OneNote, EverNote, Keep, Freelo a další podobné aplikace vám nabízí nepřeberné množství tvorby seznamů, které můžete sdílet se svou drahou polovicí i kolegy, takže nějaké „Nechal jsem lístek na lednici, nebo na stole…“ ztratí svou váhu 😉

5. Jak si checklist PROCVIČIT?

No úplně jednoduše. Začněte krátkými úkoly – třeba právě oprava auta nebo notebooku. Pěkně si vše nakrokujte a testujte, jak to funguje. Pak budete připravení na větší. Třeba právě na Vánoce, nebo dovolenou. A pak i na větší projekty… a možná také na realizaci některého vašeho superultraluxusního životního cíle, který jste si dodnes vůbec nedokázali představit, že se jej podaří zrealizovat.

Anebo také můžete přijít na workshop (viz termíny na mém webu nebo si zkuste napsat o svůj vlastní), kde si vyzkoušíme malé i velké seznamy tak, aby vaše produktivita nejen házela pupeny, ale rovnou kvetla 😉

Tak hodně štěstí a budu se na vás a vaše checklisty těšit 😊