Vyberte stránku

Jak na papírovou válku

Vaše kancelář vs. Bermudský trojúhelník a vědecká zápletka papírového brlohu

Doba jde hodně rychle kupředu. Často máme pocit, že rychleji, než naše hodinky. Nároky na každého z nás se také dost neúměrně posunují směrem nahoru. Prsty v tom má určitě nejen vývoj informačních technologií, který umožní, aby věci fakt šly, ale i evoluce. A to naše mozky dokážou jet ještě o několik desítek procent rychleji, než jak je využíváme. Tohle nemám ze své hlavy, ale z vědeckých statí na dané téma. Takže tady nejde jen o předpoklady.

Co je ale smutným důsledkem téhle vědecké evoluce?

Naše kanceláře, původně opravdové líhně nových myšlenek a skutečné kapitánské můstky, se stávají papírovými iglú, ve kterých se vyzná maximálně odborník na tříděný papír. Každé jednání, každý plán, úkol, nápad nebo pohovor s sebou nese poctivých 5 kg papírového sběru. A ten se vrší. A jak papíry zapadají pod váhou těch novějších, tak zapadají i myšlenky. Zapadají tak hluboko, že si už za několik hodin, pod nánosem nových, ani nevzpomenete. Ani vlastně nemůžete. Situace se opakuje pořád dokola a nemá konce.

Jak z toho ven?

Tady je přesně ten okamžik, kdy je prostor se ukázat jako opravdový velitel, jako šéf. Jen STOPka nebude stačit. Pokud je firma ve vývinu, nemůže se zastavit. Ale pokud chcete vyvíjet, bude potřeba se probrat právě těmi monstrózními stohy papíru povinností i firmou samotnou a udělat si důkladný úklid. Jak a kdy?

  • Zajděte do práce v neděli dopoledne.

Nebo úplně mimo jakékoliv pracovní aktivity celé firmy (co nejvíc je to možné). Půjdete z víkendového klídku a uvolnění do úplně jiného levelu své práce. Nebude vás nikdo vyrušovat a hlavně – vy nebudete mít nutkání trávit své kolegy.

  • Roztáhněte své papíry a vzpomínejte a rozebírejte

Pozor. Neřešte je! Jen je proberte. Vezměte si k ruce lepící barevné lístky a připište si na ně, co je potřeba s danými papíry udělat. Slovo „Probrat“ NESTAČÍ. Buďte maximálně konkrétní: Co z toho probrat (přesné téma, s kým, kdy – den, čas a hodina předpokládané schůzky), napište si poznámku na téma plán, tip, nápad. Zatím dál nerozebírejte. Jen poznámkujte. Právě jste z hromady papírů udělali hromadu úkolů.

  • Vyhodnoťte hromadu

Podle popisu na lístečcích udělejte rozdělení do 3 skupin podle prvního kroku.

Hromada skupiny  C bude první. Sem patří ty úkoly, které upřímně mohou udělat kolegové. Můžete je popsat přesným zněním úkolu, a to tak, aby pochopil i intelektuálně slabší článek vašeho týmu.

Hromádka B bude schraňovat takové papíry, kde první krok může udělat kolega, zbytek si dojedete sami. Naplánování schůzky (přesný termín a do kdy chcete mít termín na stole), analýza tématu (kolik průměrně něčeho týdně prodáme, uděláme, odpovíme…), vyhledání článků na nějaké téma, počtů zásob apod. Zcela upřímně – i vaši kolegové dostali občanky a vy jim kdykoliv můžete říct – tohle nestačí, na tohle je pozdě, přitlačte. Získáte materiál, se kterým se bude mnohem lépe pracovat. Opět nezapomeňte na deadline. Přesné zadání, přesný termín splnění.

A poslední je hromádečka A. Ta je vaše. Ta je jen na vás. OK, ale u téhle je krutý bič ještě více na místě, než kdekoliv jinde. Přesné zadání, požadovaný výsledek a přesný termín. A samozřejmě zápis do diáře. Pamatujte si, že jen sami nejlíp víte, že tohle je fakt důležité.

Krutá práce. Pravda. Ale co získáte takový rozborem děsivého sběru na vašem stole?

Přehled na tím, co se u vás vlastně děje. Ne hypoteticky. Přesně a naprosto jasně

  •  Přehled nad tím, co opravdu hoří a proč tomu tak je. Takové odhalení achilovky
  •  Přehled nad kompetencemi a odpovědnostmi ve firmě
  •  Přehled nad důsledností kolegů
  •  Přehled nad faktickými výsledky vaší práce
  •  A hlavně přehled nad tím, jakým směrem se vlastně ubírá vaše firma a kam se musíte ubírat dál, aby to celé mělo smysl.

 

To je pro začátek dobrý krok, ne? Neříkám, že jednoduchý. Pusťte se do toho hned tento víkend! A pokud v neděli nebudete chtít sedět nad svým papírovým stohem sami, zavolejte, nebo napište – kontakt najdete o kousek níž…

A postavte vodu na 2 kávy 🙂

Dejte vědět ostatním!